(3) Manajemen Sarana Prasarana

1. Pengertian Manajemen Sarana Prasarana

Ketersediaan sarana dan prasarana merupakan salah satu komponen penting yang harus terpenuhi dalam menunjang sistem pendidikan. Menurut Ketentuan Umum Permendiknas no. 24 tahun 2007, sarana adalah perlengkapan pembelajaran yang dapat dipindah-pindah, sedangkan prasarana adalah fasilitas dasar untuk menjalankan fungsi sekolah/madrasah. Sarana pendidikan antara lain gedung, ruang kelas, meja, kursi serta alat-alat media pembelajaran. Sedangkan yang termasuk prasarana antara lain seperti halaman, taman, lapangan, jalan menuju sekolah dan lain-lain. Tetapi jika dimanfaatkan secara langsung untuk proses belajar mengajar, maka komponen tersebur merupakan sarana pendidikan.

Menurut Rugaiyah (2011:63), Manajemen sarana dan prasarana adalah kegiatan pengelolaan sarana dan prasarana yang dilakukan oleh sekolah dalam upaya menunjang seluruh kegiatan baik kegiatan pembelajaran maupun kegiatan lain sehingga seluruh kegiatan berjalan dengan lancar. Menurut Asmani (2012:15), manajemen sarana dan prasarana adalah manajemen sarana sekolah dan sarana bagi pembelajaran, yang meliputi ketersediaan dan pemanfaatan sumber belajar bagi guru, siswa serta penataan ruangan-ruangan yang dimiliki.

Manajemen sarana dan prasarana pendidikan bertugas mengatur dan menjaga sarana dan prasarana pendidikan agar dapat memberikan kontribusi secara optimal dan berarti pada jalannya proses pendidikan kegiatan pengelolaan ini meliputi kegiatan perencanaan, pengadaan, pengawasan, inventarisasi dan penghapusan.

Manajemen sarana dan prasarana yang baik diharapkan dapat menciptakan sekolah yang bersih, rapi, dan indah sehingga menciptakan kondisi yang menyenangkan baik bagi guru maupun murid untuk berada di sekolah. Di samping itu juga diharapkan tersedianya alat-alat atau fasilitas belajar yang memadai secara kuantitatif, kualitatif dan relevan dengan kebutuhan serta dapat dimanfaatkan secara optimal untuk kepentingan proses pendidikan dan pengajaran, baik oleh guru sebagai pengajar maupun peserta didik sebagai pelajar.

Oleh karena itu, perlu diperhatikan persyaratan pengadaan sarana dan prasarana dengan membuat daftar prioritas keperluan pada setiap sekolah oleh tim da tenaga kependidikan yang profesional pada Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota dengan melakukan “need assesment” sekolah. 

2. Ruang Lingkup Manajemen Sarana dan Prasarana

Manajemen sarana dan prasarana dapat diartikan sebagai kegiatan menata, mulai dari perencanaan/analisis kebutuhan, pengadaan, inventarisasi, pendistribusian, pemanfaatan, pemeliharaan, pemusnahan dan pertanggungjawaban terhadap barang-barang bergerak dan tidak bergerak, perabot sekolah, alat-alat belajar, dan lain-lain.

Dengan adanya kegiatan tersebut, perawatan terhadap sarana dan prasarana dapat berjalan dengan sebagaimana mestinya, sehingga bisa meningkatkan kinerja warga sekolah, memperpanjang usia pakai, menurunkan biaya perbaikan dan menetapkan biaya efektif perawatan sarana dan prasarana.

3. Fungsi Manajemen Sarana dan Prasarana

a.      Perencanaan/Analisis Kebutuhan

Perencanaan merupakan kegiatan analisis kebutuhan terhadap segala kebutuhan dan  perlengkapan yang dibutuhkan sekolah untuk kegiatan pembelajaran peserta dan didik dan kegiatan penunjang lainnya. Kegiatan ini dilakukan secara terus-menerus selama kegiatan sekolah berlangsung. Kegiatan ini biasa dilakukan pada awal tahun pelajaran dan disempurnakan tiap triwulan atau tiap semester.

Perencanaan dapat dilakukan oleh kepala sekolah, guru kelas dan guru-guru bidang studi dan dibantu oleh staf sarana dan prasana.

1)     Prosedur Perencanaan

a)     Mengadakan analisa materi dan alat/media yang dibutuhkan

b)     Seleksi terhadap alat yang masih dapat dimanfaatkan

c)     Mencari dan atau menetapkan dana

d)     Menunjuk seseorang yang akan diserahkan untuk mengadakan alat dengan pertimbangan keahlian dan kejujuran.

2)     Hal-hal yang harus diperhatikan dalam perencanaan sarana dan prasarana pendidikan

a)     Perencanaan pengadaan barang harus dipandang sebagai bagian integral dari usaha kualitas proses belajar mengajar

b)     Perencanaan harus jelas, kejelasan suatu rencana dapat dilihat pada:

c)     Tujuan dan sasaran atau target yang harus dicapai, penyusunan perkiraan biaya/harga keperluan pengadaan

d)     Jenis dan bentuk tindakan/kegiatan yang akan dilaksanakan

e)     Petugas pelaksanaan

f)      Bahan dan peralatan yang dibutuhkan

g)     Kapan dan dimana kegiatan akan dilaksanakan

h)     Bahwa suatu perencanaan harus realistis, yaitu dapat dilaksanakan dengan jelas, terprogram, sistematis, sederhana, luwes, fleksibel, dan dapat dilaksanakan

i)       Rencana harus sistematis dan terpadu

j)       Rencana harus menunjukkan unsur-unsur insani ataupun noninsani yang baik

k)     Memiliki struktur berdasarkan analisis

l)       Berdasarkan atas kesepakatan dan keputusan bersama pihak perencana

m)   Fleksibel dan dapat menyesuaikan dengan keadaan, perubahan situasi dan kondisi yang tidak disangka-sangka

n)     Dapat dilaksanakan dan berkelanjutan

o)     Menunjukkan skala prioritas

p)    Disesuaikan dengan flapon anggaran

q)    Mengacu dan berpedoman pada kebutuhan dan tujuan yang logis

r)     Dapat didasarkan pada jangka pendek (1 tahun), jangka menengah (4-5 tahun), dan jangka panjang (10-15 tahun)

b.    Pengadaan

Pengadaan adalah proses kegiatan mengadakan sarana dan prasarana yang dapat dilakukan dengan cara-cara membeli, menyumbang, hibah dan lain-lain. Pengadaan sarana dan prasarana dapat  bebrbentuk pengadaan buku, alat, perabot dan bangunan. Contohnya dapat dilihat pada bagan berikut:

Bagan Pengadaan perlengkapan

B U K U

ALAT

PERABOT

BUKU PELAJARAN, BUKU BACAAN Dll

PENGADAAN DAPAT DILAKUKAN DENGAN: o   MEMBANGUN BANGUNAN BARU o   MEMBELI BANGUNAN o   MENYEWA BANGUNAN o   MENERIMA HIBAH BANGUNAN o   MENUKAR BANGUNAN

BANGUNAN

BARANG YANG BERFUNGSI SEBAGAI TEMPAT DUDUK, MENULIS, ISTIRAHAT MENYIMPAN ALAT ATAU BAHAN

PENGADAAN DAPAT DILAKUKAN DENGAN: o   MEMBELI o   MENERBITKAN SENDIRI o   MENERIMA BANTUAN/HADIAH o   MENUKAR

ALAT KANTOR DAN ALAT PENDIDIKAN

PENGADAAN DAPAT DILAKUKAN DENGAN: o   MEMBELI o   MEMBUAT SENDIRI o   MENERIMA BANTUAN/HADIAH/ HIBAH

PENGADAAN DAPAT DILAKUKAN DENGAN: o   MEMBELI o   MEMBUAT SENDIRI o   MENERIMA BANTUAN/HADIAH/ HIBAH

 

 c.    Penginvetarisasian

Penginvetarisasian adalah kegiatan melaksanakan penggunaan, penyelenggaraan, pengaturan dan pencatatan barang-barang, menyusun daftar barang yang menjadi milik sekolah ke dalam satu daftar inventaris barang secara teratur. Tujuannya adalah untuk menjaga dan menciptakan tertib administrasi barang milik negara yang dipunyai suatu organisasi. Yang dimaksud dengan inventaris adalah suatu dokumen berisi jenis dan julah barang yang ebrgerak maupun yang tidak bergerak yang menjadi milik negara dibawah tanggung jawab sekolah.

d.    Penggunaan atau Pemanfaatan Sarana dan Prasarana

Penggunaan sarana dan prasarana adalah pemanfaatan segala jenis barang yang sesuai dengan kebutuhan secara efektif dan efisien. Dalam hal pemanfaatan sarana, harus mempertimbangkan hal berikut:

1)    Tujuan yang akan dicapai

2)    Kesesuaian antar media yang akan digunakan dengan materi yang akan dibahas

3)    Tersedianya sarana dan prasarana penunjang

4)    Karakteristik siswa

e.    Pemeliharaan

Pemeliharaan adalah kegiatan merawat, memelihara dan menyimpan barang-barang sesuai dengan bentuk-bentuk jenis barangnya sehingga barang tersebut awet dan tahan lama. Pihak yang terlibat dalam pemeliharaan barang adalah semua warga sekolah yang terlibat dalam pemanfaatan barang tersebut. Dalam pemeliharaan, ada hal-hal khusus yang harus dilakukan oleh petugas khusus pula, seperti perawatan alat kesenian (piano, gitar, dan lain-lain).

Departemen Pendidikan dan Kebudayaan telah memberi Panduan Manajemen Sekolah perawatan preventif di sekolah dengan cara membuat tim pelaksana, membuat daftar sarana dan prasarana, menyiapkan jadwal kegiatan perawatan, menyiapkan lembar evaluasi untuk menilai hasil kerja perawatan pada masing-masing bagian dan memberikan penghargaan bagi mereka yang berhasil meningkatkan kinerja peralatan sekolah dalam rangka memningkatkan kesadaran merawat sarana dan prasarana sekolah.

Cara-cara untuk melaksanakan program perawatan preventif di sekolah antara lain memberi arahan kepada tim pelaksana, mengupayakan pemantauan bulanan ke lokasi sarana dan prasarana, menyebarluaskan informasi tentang program perawatan preventif kepada seluruh warga sekolah terutama guru dan peserta didik, dan membuat program lomba perawatan terhadap sarana dan prasarana untuk memotivasi warga sekolah.

f.     Penghapusan

Penghapusan barang inventaris adalah pelepasan suatu barang dari kepemilikan dan tanggung jawab pengurusnya oleh pemerintah ataupun swasta. Penghapusan barang dapat dilakukan dengan lelang dan pemusnahan.

Adapun syarat-syarat penghapusan:

1)    Barang-barang dala keadaan rusak berat

2)    Perbaikan suatu barang memerlukan biaya besar

3)    Secara teknis dan ekonomis kegunaannya tidak sesuai lagi dengan biaya pemeliharaan

g.    Pertanggungjawaban

Penggunaan barang-barang sekolah harus dipertanggungjawabkan dengan cara membuat laporan penggunaan barang-barang tersebut yang diajukan pada pimpinan.

4. Peran Guru dalam Manajemen sarana dan Prasarana Pendidikan

Sebagai pelaksana tugas pendidikan guru juga mempunyai andil dalam perencanaan sarana dan prasarana pendidikan. Dalam hal ini, guru lebih banyak berhubungan dengan sarana pengajaran, yaitu alat pelajaran, alat peraga, dan media pengajaran lainnya dibandingkan dengan keterlibatannya dengan sarana pendidikan yang tidak langsung berhubungan.

Peranan guru dalam manajemen sarana dan prasara dimulai dari perencanaan, pemanfaatan dan pemeliharaan, serta pengawasan sarana dan prasarana yang dimaksud.

Dalam perencanaan sarana dan prasarana, guru mengidentifikasi dan mengusulkan kebutuhan belajar siswa untuk kebutuhan buku atah bahan ajar dalam bentuk modul, buku paket, ataupun Lembar Kerja Siswa, kebutuhan alat peraga, peralatan laboratorium, seperti: Laboratorium IPA, Lab. Bahasa, Lab. Teknologi Informasi dan Komunikasi. Untuk mata pelajaran olahraga seperti: bola voli, bola basket, dan lain-lain. Kebutuhan matras untuk senam, stopwatch, cakram dan lain-lain. Usulan dilaksanakan pada setiap awal tahun pelajaran.

Dalam hal pemanfaatan, guru menggunakan segala sarana sesuai dengan kebutuhan mata pelajaran masing-masing dan sesuai pula dengan kajian yang dibahas serta pencapaian indikatornya.

Dalam pemeliharaan dan pengawasan, guru ikut terlibat dengan cara melibatkan siswa untuk ikut serta merapikan dan menyimpan kembali barang-barang yang telah dgunakan pengawasan yang dilakukan guru dengan memeriksa kembali segala sarana yang telah digunakan serta mencatat pada buku kontrol penggunaan sarana.