(6) Manajemen Keuangan

Manajemen Keuangan

Uang merupakan salah satu sumber daya pendidikan yang dianggap penting. Uang ibarat darah dalam tubuh manusia yang mati hidupnya ditentukan oleh sirkulasi darah dalam tubuh. Begitu pula dengan pendidikan, yang tidak akan berjalan tanpa adanya biaya atau uang.

Uang termasuk sumber daya yang langka dan terbatas. Oleh karena itu, uang perlu dikelola dengan efektif dan efisien agar membantu pencapaian tujuan pendidikan. Pendidikan sebagai investasi akan menghasilkan manusia-manusia cerdas yang berpengetahuan, sikap dan keterampilan yang dibutuhkan dalam pembangunan suatu bangsa.

Pendidikan dipandang sebagai sektor publik yang dapat melayani masyarakat dengan berbagai pengajaran, bimbingan dan latihan yang dibutuhkan oleh peserta didik. Manajemen keuangan dalam pendidikan berbeda dengan manajemen keuangan perusahaan yang berorientasi pada profit atau laba. Organisasi pendidikan dikategorikan sebagai organisasi publik yang nirlaba (nonprofit). Oleh karena itu, manajemen keuangannya memiliki keunikan sesuai dengan misi dan karakteristik pendidikan.

Permasalahan yang terjadi dalam lembaga pendidikan terkait dengan manajemen keuangan antara lain sumber dana yang terbatas, pembiayaan program yang tersendat, tidak mendukung visi, misi dan kebijakan sebagaimana tertulis dalam rencana strategis lembaga pendidikan. Di satu sisi lembaga pendidikan perlu dikelola dengan baik (good governance), sehingga menjadi lembaga pendidikan yang bersih dari berbagai penyimpangan yang dapat merugikan pendidikan.

1.     Konsep manajemen keuangan

Manajemen keuangan adalah kegiatan mengelola dana untuk dimanfaatkan sesuai kebutuhan secara efektif dan efisien (rugaiyah, 2011:67). Fungsi manajemen keuangan adalah menggunakan dana dan mendapatkan dana.

Tujuan Manajemen Keuangan adalah untuk mewujudkan tertib administrasi dan bisa dipertanggungjawabkan berdasarkan ketentuan yang sudah digariskan (Sobri Sutikno, 2012:90). Inti dari manajemen keuangan adalah pencapaian efisiensi dan keefektifan. Oleh karena itu, selain mengupayakan ketersediaan dana yang memadai untuk kebutuhan pembangunan maupun kegiatan rutin operasional di sekolah, juga perlu diperhatikan faktor akuntabilitas dan transparansi setiap penggunaan keuangan, baik yang bersumber dari pemerintah, masyarakat dan sumber-sumber lainnya.

Manajemen keuangan memiliki tiga tahapan penting yaitu tahapan perencanaan/pengganggaran, tahapan pelaksanaan dan tahap penilaian (evaluasi). Ketiga tahapan tadi apabila diterapkan dalam manajemen keuangan adalah menjadi tahap perencanaan keuangan atau auditing.

2.     Organisasi Pendidikan sebagai Organisasi Sektor Publik

Organisasi sektor publik merupakan sebuah entitas ekonomi yang memiliki keunikan tersendiri dan memiliki sumber daya yang tidak kecil bahkan bisa dikatakan besar. Organisasi tersebut melakukan transaksi keuangan tetapi bukan untuk mencari laba seperti halnya entitas ekonomi yang lain (perusahaan) yang mencari laba, melainkan memberikan layanan-layanan social, dimana keuntungan yang diperoleh digunakan untuk meningkatkan kemampuan layanan dari organisasi yang didistribusikan atas dasar kebutuhan bukan atas permintaan. Contoh dari organisasi nirlaba ini antara lain lembaga pemerintah, lembaga pendidikan, rumah sakit, lembaga kesehatan dan lain-lain.

Ciri-ciri organisasi sektor publik antara lain:

1)     Dijalankan tidak untuk mencari keuntungan financial

2)     Dimiliki secara kolektif oleh publik

3)     Kepemilikan atas dasar sumber daya tidak digambarkan dalam bentuk saham yang dapat diperjualbelikan

4)     Keputusan-keputusan yang terkait kebijakan maupun operasional didasarkan pada konsensus

3.     Pengganggaran (Budgeting)

Pengganggaran merupakan proses kegiatan atau proses penyusunan anggaran (budget), yang dinyatakan secara kuantitatif dalam bentuk satuan uang yang digunakan sebagai pedoman dalam melaksanakan kegiatan lembaga alam kurun waktu tertentu (Nanang Fattah, 2000). Berdasarkan pengertian tersebut mengungkapkan peran anggaran dalam pengelolaan kekayaan sebuah organisasi publik. Organisasi publik tentu berkeinginan memberikan pelayanan maksimal kepada masyarakat tetapi sering terkendala oleh keterbatasan sumber daya yang dimiliki, sehingga anggaran memang memiliki fungsi dan peran yang sangat penting.

            Anggaran dapat dinyatakan juga sebagai pernyataan mengenai estimasi kinerja yang hendak dicapai selama periode tertentu dalam ukuran finasial. Pengganggaran sektor publik berbeda dengan perusahaan swasta, karena pengganggaran sektor publik lebih banyak muatan politis sedangkan perusahaan swasta relatif lebih kecil muatan politisnya. Selain itu bagi sektor publik anggaran tidak hanya sebagai sebuah rencana tahunan tetapi juga merupakan bentuk akuntabilitas atas pengelolaan dana publik yang dibebankan kepadanya.

a.     Karakteristik anggaran

      Anggaran terdiri atas penerimaan dan pengeluaran. Penerimaan menggambarkan perolehan atau besarnya dana yang diterima lembaga dari setiap sumber dana, misalnya dari pemerintah, masyarakat, orang tua peserta didik dan sumber-sumber lainnya. Sedangkan sisi pengeluaran menggambarkan besarnya biaya yang harus dikeluarkan untuk tiap komponen program. Istilah yang lazim digunakan antara lain dana rutin dan dana pembangun (recurrent expediture dan capital expediture).

b.     Fungsi anggaran

Selain sebagai alat perencanaan dan pengendalian manajemen, juga sebagai alat bantu bagi manajemen dalam mengarahkan suatu organisasi dalam posisi yang kuat atau lemah (Nanang Fattah, 2000:49). Berikut adalah beberapa fungsi anggara menurut Dedy Nordiawan (2006:48-49):

1)    Anggaran sebagai alat perencanaan, dimana organisasi dapat mengetahui apa yang harus dilakukan dan kearah mana kebijakan dibuat.

2)    Anggaran sebagai alat pengendalian, dimana organisasi sektor publik dapat menghindari adanya pengeluaran yang terlalu besar (overspending) atau adanya penggunaan dana yang tidak semestinya (misspending).

3)    Anggaran sebagai alat kebijakan,

4)    Anggaran sebagai alat politik, untuk mengetahui komitmen pengelola dalam melaksanakan program-program yang telah dijalankan.

5)    Anggaran sebagai alat koordinasi dan komunikasi, untuk mengetahui apa yang harus dilakukan oleh masing-masing bagian atau unit kerja lainnya dan menjadikan nilai-nilai nominal yang tercantum sebagai target pencapaian.

6)    Anggaran sebagai alat penilaian kinerja, merupakan ukuran yang menjadi patokan apakah suatu bagian/unit kerja telah memenuhi target baik berupa terlaksananya aktivitas maupun terpenuhinya efisiensi biaya.

7)    Anggaran sebagai alat motivasi, dimana catatan anggaran akan menjadi alat motivasi yang baik jika memenuhi sifat menantang tetapi masih mungkin dicapai, yaitu tidak terlalu tinggi dan juga tidak terlalu rendah.

c.     Prinsip-Prinsip dan Prosedur Anggaran

Jika dikaitkan dengan alat perencanaan, menurut Nanang Fattah (2000:49) prinsip-prinsip anggaran adalah sebagai berikut:

1)     Adanya pembagian wewenang dan tanggung jawab yang jelas dalam sistem manajemen organisasi

2)     Adanya sistem akuntansi yang memadai dalam melaksanakan anggaran.

3)     Adanya penelitian dan analisis untuk menilai kinerja organisasi.

4)     Adanya dukungan dari pelaksana dari tingkat atas hingga bawah.

Sedangkan jika prinsip-prinsip dekaitkan dengan peran dan fungsi anggaran sebagai pedoman bagi organisasi publik dan pemerintah adalah seperti yang berikut ini:

1)        Otorisasi oleh legislatif

2)        Komprehensif/menyeluruh

3)        Keutuhan, artinya semua penerimaan dan pengeluaran tercakup dalam dana umum.

4)        Nondiscretionary apropriasi, yaitu jumlah yang disetujui legislatif harus dimanfaatkan secara ekonomis.

5)        Periodik

6)        Akurat

7)        Jelas

8)        Transparansi

Sedangkan prosedur penyusunan anggaran adalah sebagai berikut:

1)        Mengidentifikasi kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan selama periode anggaran

2)        Mengidentifikasi sumber-sumber yang akan dinyatakan dalam uang, jasa dan barang.

3)        Semua sumber dinyatakan dalam bentuk uang sebab anggaran pada dasarnya merupakan pernyataan finansial.

4)        Memformulasikan anggaran dala bentuk format yang telah disetujui dan dipergunakan oleh instansi tertentu.

5)        Menyusun usulah anggaran untuk memperoleh persetujuan dari pihak dari pihak yang berwenang.

6)        Melakukan revisi usulan anggaran

7)        Persetujuan revisi usulan anggaran

8)        Pengesahan anggaran

d.     Bentuk-bentuk anggaran

1)     Anggaran Butir-Perbutir (line item budget)

Merupakan bentuk anggaran yang konvensional, namun paling simpel dan banyak digunakan. Dalam bentuk ini, setiap pengeluaran dikelompokkan berdasarkan kategori-kategori atau jenis butir, misalnya gaji, upah, honor menjadi satu kategori atau satu nomor/butir, sedangkan perlengkapan, sarana, dan material dalam butir tersendiri.

Namun kelemahan dari  bentuk anggaran ini antara lain:

a.      Tidak membantu dalam pengambilan keputusan seperti mengevaluasi harga (unit cost) dalam hubungannya dengan pencapaian suatu program

b.      Tidak akan dapat menunjukkan hubungan antara masukan program dengan keluaran

c.      Tidak bisa menganalisis untung rugi (cost benefit analisis)

d.      Lebih mengarahkan pada pembukuan dan tidak terhadap tujuan suatu program

2)     Anggaran Program (Program Budget System)

Dirancang untuk mengidentifikasi biaya setiap program. Anggaran program dihitung berdasarkan jenis program. Jika dalam anggaran butir per butir disebut gaji guru, maka dalam bentuk anggaran ini disebut gaji untuk perencanaan pegajaran. Keuntungannya antara lain:

a.      Menggorganisasikan sejumlah besar pengeluaran menjadi rencana yang logis dan konkrit.

b.      Merangsang perencanaan tahunan dan reevaluasi periodik dari pelaksana rencana

c.      Menghindari sentralisasi berlebihan, dimana keputusan menumpuk di tingkat atas.

3)        Anggaran Berdasarkan Kinerja (Performance Based Budget)

Menekankan pada kinerja (performance) dan bukan pada keterperincian dari suatu alokasi anggaran, pekerjaan dalam suatu program dipecah dalam bentuk beban kerja dan unit hasil yang dapat diukur. Hasil pengukurannya dipergunakan untuk menghitung masukan dana dan tenaga yang apat dipergunakan untuk mencapai tujuan suatu program.

Anggaran berdasarkan hasil ini merupakan alat manajemen yang dapat mengidentifikasi secara jelas satuan dari hasil suatu program dan sekaligus merinci butir perbutir dari kegiatan yang harus dibiayai.

Bentuk ini menuntut akuntansi yang teliti dan memproses data yang akurat. Hal ini mengakibatkan sistem ini menjadi mahal terutama bagi lembaga kecil/belum berkembang.

4)     PPBS/SP4 (Planning Programming Budgeting System/ Sistem Perencanaan Penyusunan Program dan Pengganggaran)

Bentuk ini dipopulerkan oleh Rober McNamara tahun 1960 di AS. PPBS/SP4 merupakan kerangka kerja dalam perencanaan dengan mengorganisasikan informasi dan menganalisanya secara sistematis. Dalam PPBS tiap-tiap tujuan suatu program dinyatakan dengan jelas, baik jangka pendek maupun jangka panjang

Dalam PPBS data tentang biaya, keuntungan kelayakan suatu program disajikan secara lengkap sehingga pengambil keputusan dapat menentukan keuntungan, kelayakan suatu program yang disajikan secara lengkap sehingga pengambil keputusan  dapat menentukan pilihan program yang dianggap paling menguntungkan.

 Ciri-ciri PPBS/SP4

a.     Perencanaan menggunakan pendekatan sistem

b.     Orientasi perencanaan pada pengeluaran

c.      Pengganggaran didasarkan pada program yang telah ditetapkan

d.     Keseimbangan antara otonomi dan pengarahan harus diperhatikan berdasarkan pada prinsip perencanaan atas bawah (up-bottom) dan bawah atas (bottom-up)

e.     Perencanaan merupakan kegiatan yang berkesinambungan dan bergulir (rolling plan)

               Tiga unsur PPBS/SP4 yang saling menunjang:

a.     Siklus operasi yang mengatur seluruh urutan jadwal kegiatan yang disesuaikan dengan diklus DUP dan DIP.

b.     Struktur program yaitu gambaran hierarki program yang disusun dengan bertitik tolak dari permasalahan pokok yang dihadapi pada tahun mendatang.

c.      Sistem informasi yang meliputi; dokumen pengarahan, perencanaan, memo program koordinatif, konsep program operasional, usulan program, memo keuangan, Daftar Usulan Proyek (DUP), dan Daftar Isian Proyek (DIP) serta petunjuk operasional.

                Kelebihan bentuk PPBS/SP4

a.     Taksonomik, artinya penggolongan tujuan berdasarkan tujuan

b.     Analitik, ada perbandingan keuntungan dan kerugian alternatif

c.      Proyektif, yaitu memberi arahan jangka panjang

d.     Konsentrik, yaitu memberi perhatian pada pencapaian tujuan akhir dan

e.     Evaluatif, yaitu memberi krmudahan menlai keberhasilan program dan efektivitas penggunaan sumber-sumber.

               Kelemahan

a.     Kekeliruan mengakibatkan pembororsan sumber-sumber

b.     Seringkali mengabaikan tujuan kualitatif yang sukar diukur

c.      Kekurangan data/informasi dapat mengakibatkan kesalahan penentuan prioritas, alokasi biaya dan waktu penyelesaian suatu program

5)     Anggaran Berbasis Nol (Zero based Budget/ZBB)

Bahwa setiap aktivitas atau program yang diadakan di tahun-tahun sebelumnya tidak secara otomatis dapat dilanjutkan. Setiap aktivitas harus dievaluasi setiap tahun untuk menentukan apakah aktivitas itu akan diadakan tahun ini dengan melihat kontribusi yang diberikannya kepada organisasi.

Prosesnya adalah sebagai berikut:

a.  Membagi semua operasi dari organisasi ke dala unit-unit keputusan. Unit-unit keputusan ini adalah program,aktivitas, atau unit organisasi di tingkat rendah.

b.  Dasar untuk pembagian adalah aktivitas secara spesifik, jasa spesifik yang diberikan, sub unit organisasi atau aktivitas alternatif yang dilakukan untuk mencapai tujuan dari program.

c.   Memilih cara yang terbaik untuk menyediakan jasa berdasarkan analisis biaya-manfaat atau analisis lain (pertimbangan politis).

d.  Menentukan pilihan atas beberapa unit organisasi sehingga didapat keputusan-keputusan tentang berapa banyak jasa yang akan disediakan (sama dengan tahun lalu, ditambah atau dikurangi).

4. Akuntansi

            Akuntasi merupakan proses pencatatan, pengelompokkan dan pengikhtisaran kejadian-kejadian ekonomi dalam bentuk yang teratur dan logis dengan tujuan menyajikan informasi keuangan yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan. Fungsi akuntansi bagi badan usaha dan masyarakat adalah menyajikan informasi kuantitatif tertentu yang dapat digunakan oleh pimpinan entitas ekonomi maupun pihak lainnya untuk mengambil keputusan.

            Agar informasi penyajian tepat, maka seorang akuntan harus memiliki pengetahuan baik mengenai prinsip-prinsip dan aturan-aturan dalam penyusunan informasi akuntansi. Selain itu, juga harus mengebangkan sistem yang dapat menjamin bahwa semua peristiwa ekonomi yan terjadi dalam organisasi dapat tercatat dengan mencukupi pada saat yang tepat dengan  biaya yang pantas.

Berikut adalah komponen-komponen sistem akuntansi:

a.    Bagan Perkiraan/Akun

Adalah daftar masing-masing item dimana pencatatan dibagi dalam lima kategori.

1)        Aktiva

2)        Utang

3)        Aktiva bersih

4)        Pendapatan

5)        Belanja

Masing-masing pencatatan ditentukan dengan mengidentifikasi angka yang diinputkan ke sistem akuntansi.

b.    Buku Besar

Buku besar mengklasifikasikan informai pencatatan, dimana bagian perkiraan atau akun bertindak sebagai daftar isi buku besar. Dalam sistem manual, ringkasan total dari seluruh jurnal dimasukkan ke dalam buku besar setiap bulannya dimana hal ini dilakukan selama satu tahun dan dilaporkan pada tanggal neraca. Dalam sistem terkomputerisasi, data secara khusus dimasukkan ke sistem sekali saja. Saat entri data telah disetujui oleh pemakai, perangkat lunak memasukan informasi itu ke seluruh laporan, dimana angka yang dicatat akan muncul.

c.    Jurnal

Digunakan untuk mencatat semua transaksi akuntansi, sebelum diklasifikasikan ke buku besar. Jurnal mengatur informasi secara kronologis dan sesuai dengan jenis transaksi. Contoh:

1)     Jurnal untuk mencatat transaksi pengeluaran kas adalah suatu pencatatan secara kronologis atas cek yang ditulis, yang dikategorikan menurut bagan perkiraan/akun.

2)     Jurnal untuk mencatat transaksi penerimaan kas adalah pencatatan secara kronologis atas seluruh setoran yang dibuat, yang dikategorikan menurut bagan perkiraan/akun.

3)     Jurnal untuk mencatat transaksi gaji, yaitu jurnal yang mencatat seluruh transaksi yang terkait dengan penggajian

4)     Jurnal untuk mencatat transaksi pengeluaran kas dan piutang merupakan bagian akun pertambahan biaya dan pendapatan. Jurnal ini bermanfaat untuk mengelompokkan transaksi pertambahan biaya dan atau pendapatan yang terlalu besar melalui jurnal.

d.    Buku Cek

Menyajikan kombinasi jurnal dan buku besar. Sebagian besar transaksi keuangan akan dicatat melalui buku cek, dimana tansa penerimaan yang disetor ke dan dari saldo pembayara akan dibuat.

Tabel siklus akuntansi

Tahap pencatatan	·      Kegiatan pengidentifikasian dan pengukuran dalam bentuk bukti transaksi dan bukti pencatatan ·      Kegiatan pencatatan bukti transaksi ke dalam buku harian atau jurnal ·      Memindahbukukan (posting) dari jurnal berdasarkan kelompok atau jenisnya ke dalam akun buku besar
Tahap pengikhtisaran	·      Penyusunan neraca saldo (trial balance) berdasarkan akun akun buku besar ·      Pembuatan ayat jurnal penyesuaian ·      Penyusunan kertas kerja (work sheet) ·      Pembuatan ayat jurnal penutup (closing entries) ·      Pembuatan neraca saldo setelah penutupan ·      Pembuata ayat jurnal pembalik
Tahap pelaporan	·      Neraca ·      Laporan surplus defisit/laporan aktiva ·      Laporan arus kas ·      Laporan perubahan aktiva bersih ·      Catatan atas laporan keuangan

5. Auditing

Auditing adalah proses pengumpulan dan pengevaluasian bahan bukti tentang informasi yang dapat diukur mengenai suatu entitas ekonomi yang dilakukan seorang yang kompeten dan independen untuk dapat menentukan dan melaporkan kesesuaian informasi dimaksud dengan kriteria-kriteria yang telah ditetapkan.

Untuk melaksanakan audit, diperlukan informasi yang dapat diverifikasi dan sejumlah standar (ktriteria) yang dapat digunakan sebagai pegangan pengevaluasian informasi tersebut. Agar dapat diverifikasi, informasi harus dapat diukur.

a.     Jenis-jenis audit

1)        Audit Laporan Keuangan

Bertujuan menentukan apakah laporan keuangan secara keseluruhan yang merupakan informasi terukur yang akan diverifikasi, telah disajikan sesuai dengan kriteria-kriteria tertentu. Umumnya adalah prinsip akuntansi yang berlaku umum. Seringkali juga dilakukan audit keuangan yang disusun berdasarkan pada basis kas akuntansi lainnya yang sesuai dengan kebutuhan organisasi yang bersangkutan.

Asumsi dasar dari suatu audit laporan keuangan adalah bahwa laporan tersebut akan lebih efisien memperkerjakan satu auditor untuk melaksanakan audit dan membuat kesimpulan yang dapat diandalkan oleh semua pihak daripada membiarkan masing-masing pihak melakukan audit sendiri-sendiri.

2)        Audit Operasional

Merupakan penelaahan atas bagian manapun dari prosedur dan metode operasi suatu organisasi untuk menilai efisiensi dan efektifitasnya. Umumnya, pada saat selesainya audit operasional, auditor akan memberikan sejumlah saran kepada manajemen untuk  memperbaiki jalannya operssi lembaga. Dalam audit operasional, tinjauan yang dilakukan tidak terbatas pada masalah-masalah akuntansi, tetapi juga meliputi evaluasi terhadap struktur organisasi, pemanfaatan komputer, metode produksi, pemasaran dan bidang-bidang lain sesuai keahlian auditor.

Pelaksanaan audit operasional dan hasil yang dilaporkan lebih sulit untuk didefinisikan daripada jenis audit lainnya. Efisiensi dan efektifitas operasi suatu organisasi jauh lebih sulit pengevaluasiannya secara objektif dibandingkan penerapan dan penyajian laporan keuangan sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum. Kriteria yang digunakan untuk evaluasi informasi terukur dalam audit operasional cenderung subjektif. Pada praktiknya, auditor operasional cenderung memberikan saran perbaikan prestasi kerja dibandingkan melaporkan keberhasilan prestasi kerja yang sekarang. Dalam hal ini audit operasional lebih merupakan konsultasi manajemen daripada audit.

3)        Audit Ketaatan

Bertujuan mempertimbangkan apakah auditi (klien) telah mengikuti prosedur atau aturan tertentu yang telah ditetapkan pihak yang memiliki otoritas yang lebih tinggi. Suatu ausit ketaatan pada lembaga (perusahaan) swasta, dapat termasuk penentuan apakah para pelaksana akuntansi telah mengikuti prosedur yang telah ditetapkan oleh lembaga. Contohnya peninjauan tingkat upah, pemeriksaan perjanjian dengan pihak lain (bank/kreditor), dan memenuhi ketentuan yang berlaku..

Kegiatan lain yang terkait dengan manajemen keuangan adalah memuat laporan pertanggung jawaban keuangan kepada kalangan internal lembaga atau eksterbal yang menjadi stakeholder lembaga pendidikan. Pelaporan dapat dilakukan secara periodik seperti laporan tahunan dan laporan pada masa akhir jabatan pimpinan.

6.     Implementasi Manajemen keuangan di Sekolah

Setiap sekolah seyogyanya memiliki rencana strategis untuk periode waktu tertentu yang didalamnya mencakup visi, misi dan program, serta sasaran tahunan. Oleh karena itu pembiayaan pendidikan yang terintegrasi dan komprehensif dengan rencana strategi di sekolah dan diarahkan untuk ketercapaian tujuan lembaga sudah didokumentasikan.

Pada dasarnya sumber pembiayaan untuk sekolah mengenal dua macam pembiayaan, yaitu: pembiayaan rutin dan pembiayaan pembangunan. Untuk memperoleh biaya rutin, pimpinan sekolah harus dapat menyusun anggaran sekolah tiap tahunnya. Pimpinan sekolah juga harus dapat memotivasi komite sekolah, sekolahnya dan masyarakat setempat dalam rangka pengumpulan dana yang diperoleh harus dikelola secara efektif untuk menjamin agar peserta didik memperoleh manfaat yang sebesar-besarnya.

Tujuan utama manajemen keuangan sekolah adalah:

1)        Menjamin agar dana yang tersedia dipergunakan untuk kegiatan harian sekolah dan menggunakan kelebihan dana untuk diinvestasikan kembali

2)        Memelihara barang-barang (asset) sekolah, dan

3)        Menjaga agar peraturan-peraturan serta praktik penerimaan, pencatatan dan pengeluaran uang diketahui dan dilaksanakan

Kerangka kerja manajemen keuangan di sekolah mencakup pengertian sebagai berikut:

1)        Pembukuan yang cermat dan akurat

2)        Pertanggung jawaban yang luwes

3)        Pertukaran pengeluaran

4)        Kemudahan membelanjakan uang bagi kepala sekolah, bila tidak akan menghambat kebebasan sekolah dalam bertransaksi apa yang dibutuhkannya

5)        Kebijakan keuangan dan

6)        Alokasi dana yang tepat

Kebijakan keuangan sekolah terkait dengan pegangan dan bantuan bagi para administrator dan manajer dalam mengontrol dan mengatur:

1)        Penerimaan uang

2)        Pembukaan uang

3)        Pengambilan uang

4)        Pembelanjaan uang

Alokasi dana yang tepat; kepala sekolah hahrus menguasai betul apa yang dimiliki dan dibutuhkan oleh tiap bagian. Agar dapat mengalokasikan dana dengan tepat, perlu mengikutsertakan staf dan para pembantu kepala sekolah dalam proses penentuan alokasi dana.

Selain enam pengertian tadi, penerimaan dana sekolah perlu mendapat perhatian pimpinan sekolah. Hal ini berkaitan dengan buku catatan penerimaan dana sekolah, kepala sekolah perlu memahami tentang:

1)        Tujuan diadakannya Buku Catatan Penerimaan Dana Sekolah

2)        Informasi yang harus tercantum dalam setiap penerimaan

3)        Memberdayakan uang tunai

Selain itu kepala sekolah perlu memahami praktik-praktik pemanfaatan jasa perbankan dan jenis-jenis rekeningnya. Dia juga perlu memahami cara untuk pengamanan dana selama bertransaksi dengan baik, penarikan dana dan cara mencegah pemalsuan.

a.     Akuntansi (pembukuan)

Kepala sekolah hendaknya benar benar memahami dan dapat menjelaskan fungsi tujuan manfaat pembukuan kepada staf keuangan. Hal-hal yang berkaitan dengan ini antara lain:

1)     Buku pos (vate book)

 Buku pos pada hakekatnya memuat informasi beberapa dana yang masih tersisa untuk tiap pos anggaran. Buku pos mencatat peristiwa-peristiwa pembelanjaan uang harian. Dari buku pos kepala sekolah dengan mudah dapa melihat apakah sekolah telah berlebih membelanjakan uang. Karena itu, dianjurkan agar kepala sekolah menyelenggarakan buku tersebut.

2)     Faktur

Faktur dapat berupa buku atau lembaran lepas yang dapat diarsipkan. Faktur berisi rincian tentang: (a) maksud pembelian; (b) tanggal pembelian; (c) jenis pembelian; (d) rincian barang yang dibeli, (e) jumlah pembayaran, dan (f) tanda tangan pemberi kuasa (kepala sekolah).

Hal-hal penting yang perlu diperhatikan antara lain:

a)    Harus ada nomor untuk diagendakan

b)    Kuitansi pembelian harus dilampirkan

c)    Faktur untuk mempertanggungjawabkan penggunaan uang umum.

3)     Buku kas

Mencatat rincian tentang penerimaan dan pengeluaran uang serta sisa saldo secara harian dan pada hari yang sama, misalnya pembelian kapur tulis. Dengan demikian kepala sekolah akan segera tahu tentang keluar masuknya uang pada hari yang sama. Termasuk yang arus dicatat pada buku kas adalah Cheque yang diterima dan dikeluarkan pada hari itu.

4)     Lembar cek

Merupakan alat bukti bahwa pembayaran yang dikeluarkan adalah sah. Lemar cek dikeluarkan bila menyangkut tagihan atas pelaksanaan suautu transaksi, misalnya barang yang dipesan sudah dikirimkan dan catatan transaksinya benar. Orang berhak menandatangani lembar cek adalah kepala sekolah atau petugas keuangan.

5)     Jurnal

Sebagai pengawas keuangan kepala sekolah harus membuka buku jurnal dimana seluruh transaksi keuangan semuanya dicatat.

6)     Buku besar

Ada data keuangan berarti informasi dan jurnal hendaknya dipindahkan  ke buku besar atau buku kas induk pada setiap akhir bulan. Buku besar mencatat kapan terjadinya transaksi keuangan, keluar masuknya uang pada saat itu dab neraca saldonya.

7)     Buku kas pembayaran uang sekolah

Berisi catatan tentang pembayaran uang sekolah siswa menurut tanggal pembayaran, jumlah dan sisa tunggakan atau kelebihan pembayaran sebelumnya. Pencatatan untuk tiap pembayaran harus segera dilakukan untuk menghindari timbulnya masalah karena kuitansi hilang, lupa menyimpan atau karena pekerjaan yang menjadi bertumpuk.

8)     Buku kas piutang

Berisi daftar/catatan orang yang berutang kepada sekolah menurut jumlah uang yang berutang, tanggal pelunasan, dan sisa utang yang belum dilunasi. Informasi daam buku ini harus selalu dalam keadaan mutakhir untuk melihat jumlah uang milik sekolah yang belum kembali.

9)   Neraca percobaan

Tujuannya adalah untuk mengetahui secata tepat keadaan neraca pertanggung jawaban keuangan secara cepat, misalnya mingguan atau dua mingguan. Hal ini memungkinkan kepala sekolah sewaktu-waktu (selama tahun anggaran) menentukan hal yang harus didahulukan dan menangguhkan pengeluaran yang terlalu cepat dari pos tertentu.