(7) Manajemen Tenaga Kependidikan

A.     Pengertian Tenaga Administrasi Sekolah

Secara etimologis istilah administrasi berasal dari bahasa inggris dari kata administration yang bentuk administratifnya adalah to administer. Dalam Oxford Advance Learner’s Dictionary of Current English (1974), kata to administer diartikan sebagai to manage(mengelola) atau to direct(menggerakkan). Kata administrasi juga dapat berasall dari bahasa Belanda dari kata administratie yang mempunyai pengertian yang mencakup stalsemating verkrijging en verwerking van gegeven (tata usaha), bestuur (manajemen dari kegiatan-kegiatan organisasi) dan beheer (manajemen dari sumber daya, seperti finansial, personel, gudang). Sehingga secara umum administrasi pendidikan dalam arti luas merupakan suatu ilmu yang memerlajari penataan berbagai sumber daya untuk mecapai tujuan pendidikan secara menyeluruh. Penataan diartikan mengelola, mengatur, mengadministraisikan sumber daya  meliputi manusia, memimpin, fasilitas, kurikulum, dan sumber belajar.

Tenaga administrasi sekolah adalah tenaga kependidikan yang bertugas memberikan dukungan layanan administrasi guna terselenggaranya proses pendidikan di sekolah. Mereka adalah non teaching staff yang bertugas di sekolah yang sering disebut dengan Tata Usaha (TU). Dalam Kepmendiknas No. 053/U/2001 tentang Pedoman Penyusunan Standar Pelayanan Minimal Penyelenggaraan Persekolahan Bidang Pendidikan Dasar dan Menengah dinyatakan bahwa Tenaga Administrasi Sekolah ialah sumberdaya manusia di sekolah yang tidak terlibat langsung dalam kegiatan belajar mengajar tetapi sangat mendukung keberhasilannya dalam kegiatan administrasi sekolah. Menurut Kuncoro (2002) Tenaga Administrasi Sekolah merupakan pelayanan yang berfungsi meringankan (facilitating function) terhadap pencapaian tujuan aktivitas substantif.

Setiap organisasi, apapun bentuk, jenis, corak, dan tujuannya terdiri atas dua pekerjaan yaitu aktivitas substantif dan pekerjaan kantor. Organisasi sekolah mempunyai aktivitas substantif berupa pembelajaran oleh guru dan pekerjaan kantor berupa administrasi sekolah yang akan dilaksanakan oleh tenaga administrasi.

B.     Standar Kualifikasi dan Standar Kompetensi Tenaga Administrasi Sekolah

Keberadaan tenaga administrasi sekolah/madrasah di jenjang pendidikan dasar dan menengah atau lazimnya disebut tenaga tata usaha sekolah/madrasah dalam proses pembelajaran sangat diperlukan. Sebagai satu komponen dalam proses pembelajaran, tugas dan fungsi tenaga administrasi sekolah/madrasah di jenjang pendidikan dasar dan menengah tidak dapat dilakukan oleh pendidik. Hal ini disebabkan pekerjaannya bersifat administratif yang tunduk pada aturan yang sifatnya khusus, merupakan pekerjaan pelayanan untuk kelancaran proses pembelajaran, lebih memerlukan keterampilan khusus, sedikit yang memerlukan keahlian tertentu, memerlukan kompetensi yang berbeda dengan kompetensi yang disyaratkan untuk pendidik, kadang kala tidak berhubungan secara langsung dengan peserta didik kecuali untuk jabatan instruktur, dan sebagainya. Oleh karena perbedaan kompetensi yang harus dimiliki oleh guru sebagai tenaga pendidik dan staf tata usaha (TU) sebagai tenaga administrasi maka menurut (Aas Syaefuddin, 2003:100) kompetensi Tenaga Administrasi sekolah merupakan kemampuan untuk melaksanakan tugas, peran dan kemampuan mengintegrasikan pengetahuan yang didasarkan pada pengalaman dan pembelajaran yang dilakukan dalam pelaksanaan pekerjaannya yang dituntut dalam kecakapan teknis operasional atau teknis administratif di sekolah.

Menurut  The Liang Gie, kompetensi administrasi sekolah adalah seseorang yang mempunyai keterampilan dibidang administrasi sekolah dengan segenap rangkaian kegiatan yang menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan. Oleh karena kompleksitas tugas tenaga administrasi, maka sesuai aturan kepegawaian, tugas tenaga administrasi sekolah/madrasah di jenjang pendidikan dasar dan menengah tidak boleh dirangkap oleh tenaga fungsional yang lain. Sebagai subsistem atau komponen pembelajaran, keberadaannya akan saling berkaitan dengan komponen yang lain agar tujuan pendidikan dapat dicapai sesuai dengan harapan. Keberadaan subsistem atau komponen tersebut harus memenuhi syarat baik dari segi kuantitas maupun kualitasnya sesuai dengan Standar Nasional Pendidikan sehingga hasil yang diharapkan dalam tujuan pembelajaran pada setiap satuan pendidikan dapat dicapai sesuai dengan rencana strategis yang telah ditetapkannya.

Subsistem tersebut antara lain meliputi: peserta didik, pendidik, kepala sekolah, tenaga kependidikan yang meliputi (tenaga administrasi sekolah/madrasah, laboran, pustakawan, instruktur, bendahara sekolah, penjaga sekolah dan lain-lain), buku pelajaran, kurikulum, masyarakat, lingkungan sekolah, kebijakan pemerintah, aturan/tata tertib sekolah. Seluruh komponen tersebut sangat beperan dan saling mempengaruhi sehingga proses pembelajaran dapat berlangsung sesuai dengan rencana pembelajaran yang telah disusun dan tujuan dilakukan pembelajaran dan dampak dari tujuan tersebut dapat dicapai. Untuk dapat mengetahui sejauh mana keterkaitan antara komponen proses pembelajaran dapat digambarkan sebagai berikut.

Karena keberadaannya juga sangat penting dalam mencapai tujuan pendidikan, maka pemenuhan standar kualifikasi dan kompetensi standar yang ditetapkan dalam Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 24 Tahun 2008 Tanggal 11 Juni 2008 tentang Standar Tenaga Administrasi Sekolah/Madrasah wajib dipenuhi agar dapat mengimbangi pelayanan yang dilakukan oleh komponen lain di jenjang pendidikan dasar dan menengah itu dalam melayani fungsi pembelajaran dan dalam rangka akuntabilitas terhadap masyarakat, sekaligus dalam mendukung penciptaan kepemerintahaan yang baik (good governance), yang satu di antara prinsip yang harus dipenuhi adalah prinsip efisiensi, keefektifan (effectiveness), dan kualitas pelayanan.

Standar kualifikasi yang harus dipenuhi meliputi kualifikasi pendidikan dan sertifikat kepala tenaga administrasi sekolah/madrasah (khusus bagi kepala administasi tenaga administrasi sekolah/madrasah) yang masing-masing berbeda untuk setiap jenjang pendidikan di mana telah ditetapkan paling rendah berpendidikan SMP yaitu bagi tenaga atau petugas layanan khusus seperti tukang kebun, penjaga sekolah, tenaga kebesihan, pengemudi, dan pesuruh.

Sedangkan standar kompetensi meliputi: kepribadian, sosial, teknis, manajerial (khusus untuk kepala tenaga administrasi sekolah/madrasah (Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 24 Tahun 2008 tentang Standar Tenaga Administrasi Sekolah/Madrasah).

Untuk dapat memperjelas komponen dimensi kompetensi tersebut dijabarkan sebagai berikut.

1.    Kompetensi Kepribadian

Kompetensi ini meliputi: kompetensi memiliki integritas dan akhlak mulia, etos kerja, pengendalian diri, percaya diri, fleksibilitas, ketelitian, kedisiplinan, kreatif dan inovasi, tanggung jawab.

2.    Kompetensi Sosial

Kompetensi ini meliputi: kompetensi untuk: bekerja dalam tim, pelayanan prima, kesadaran berorganisasi, berkomunikasi efektif, dan membangun hubungan kerja.

3.    Kompetensi Teknis

Kompetensi ini meliputi: kompetensi untuk melaksanakan administrasi kepegawaian, keuangan, sarana prasarana, hubungan sekolah dengan masyarakat, persuratan dan pengarsipan, administrasi kesiswaaan, administrasi kurikulum, administrasi layanan khusus, dan penerapan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK)

4.    Kompetensi Manajerial (khusus bagi kepala tenaga administrasi sekolah/madrasah)

Kompetensi ini meliputi kompetensi untuk: mendukung pengelolaan standar nasional pendidikan, menyusun program dan laporan kerja, mengorganisasikan staf, mengembangkan staf, mengambil keputusan, menciptakan iklim kerja yang kondusif, mengoptimalkan pemanfaatan sumberdaya, membina staf, mengelola konflik, dan menyusun laporan.

Masing-masing kompetensi ini sesuai dengan Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 24 Tahun 2008 tentang Standar Tenaga Administrasi Sekolah/Madrasah dijabarkan dalam subkompetensi yang lebih rinci agar dapat dilaksanakan sesuai dengan tugas dan fungsi dalam setiap jenis dan jabatan administrasi sekolah/madrasah dalam menunjang proses pembelajaran di sekolah madrasah. Sesuai dengan fungsi-fungsi manajemen, penjabaran kompetensi dalam subsub yang lebih rinci ini menggambarkan pembagian tugas dan tanggung jawab sesuai dengan kemampuan dan dan tingkat wewenangnya sehingga sesuai dengan jenis tugas dan tangung jawab telah dibagi habis untuk dilaksanakan.

Berdasarkan Permendiknas No. 24 tahun 2008 tentang Standar Tenaga Administrasi Sekolah/Madrasah, mereka tenaga administrasi sekolah meliputi:

1.  Kepala Tenaga Administrasi Sekolah

2.  Pelaksana Urusan Administrasi Sekolah/Madrasah, meliputi:

a.      Pelaksana Urusan Administrasi Kepegawaian;

b.      Pelaksana Urusan Administrasi Keuangan;

c.      Pelaksana Urusan Administrasi Sarana Prasarana;

d.      Pelaksana Urusan Administrasi Humas;

e.      Pelaksana Urusan Administrasi Persuratan dan Kearsipan;

f.      Pelaksana Urusan Administrasi Kesiswaan

g.      Pelaksana Urusan Administrasi Kurikulum

h.      Pelaksana Urusan Administrasi Umum untuk SD/MI/SDLB

3.  Petugas Layanan Khusus, meliputi:

a.      Penjaga Sekolah;

b.      Tukang Kebun;

c.      Pengemudi; dan

d.      Pesuruh.

Selain standar kompetesi dan kualifikasi yang telah diungkapkan diaatas, terdapat beberapa kopmptensi lain yang harus dimiliki tenaga administrasi sekolah seprti yang diungkapkan Baso Intang Sappaile (2007: 9) menyatakan bahwa terdapat beberapa kompetensi yang harus dimiliki oleh tenaga administrasi sekolah. Kompetensi tenaga administrasi sekolah terdiri atas kompetensi generik dan kompetensi spesifik. Kompetensi generik adalah kompetensi kepribadian, dan kompetens sosial yang diperuntukkan kepada semua tenaga administrasi sekolah. Kompetensi spesifik yang dimaksudkan adalah kompetensi kepala tata usaha dan kompetensi staf tata usaha. Kompetensi kepala tata usaha memuat kompetensi manajerial, dan kompetensi profesional, sedang kompetensi staf tata usaha memuat kompetensi profesional.

C.    Deskripsi Tugas Tenaga Administrasi Sekolah

Pendidikan termasuk pada kelompok pelayanan publik, khususnya pelayanan jasa yaitu pelayanan menghasilkan berbagai bentuk jasa yang dibutuhkan oleh publik. Hal yang sama juga terjadi pada tenaga administrasi yang bertindak sebagai pelayan kepala sekolah, guru dan warga sekolah yang berkaitan dengan administersi. Terdapat asas yang hemat penulis harus menjadi budaya organisasi, termasuk sekolah yaitu transparansi, akuntabilitas, kondisional, partisipatif, kesamaan hak, serta keseimbangan hak dan kewajiban. Terdapat pula prinsip pelayanan publik tersebut, yaitu kesederhanaan, kejelasan, kepastian waktu, akurasi, keamanan, tanggung jawab, kelengkapan sarana dan prasarana, kemudahan akses, kedisiplinan, kesopanan, dan keramahan, serta kenyamanan. (Kepmenpan No. 63 Tahun 2003 tentang Pedoman Umum Penyelenggaraan Pelayanan Publik).

Keterkaitan pelayanan prima dengan budaya sekolah sudah tentu erat. Manajemen pelayanan hanya bisa diwujudkan apabila penguatan posisi tawar pengguna layanan menjadi prioritas utama. Pengguna layanan ditempatkan di pusat yang mendapat dukungan dari:

1.  sistem pelayanan yang mengutamakan kepentingan masyarakat, khususnya pengguna layanan,

2.  budaya pelayanan prima dalam sekolah, dan

3.  sumber daya manusia, dalam hal ini tenaga administrasi sekolah yang berorientasi pada kepentingan pengguna layanan.

Tenaga administrasi sekolah wajib memberikan pelayanan prima kepada siapa saja yang membutuhkan layanan administrasi. Menurut Kemdiknas (2010: 5) pelayanan prima pada intinya menghasilkan kepuasan pelanggan lebih dari yang mereka harapkan semula. Memberikan pelayanan prima ini harus menjadi kebiasaan yang dilaksanakan terus-menerus. Kebiasaan yang terus berulang dan menjadi kelaziman di dalam organisasi inilah yang kemudian membudaya sebagai budaya sekolah. Seperti dikemukakan oleh Aan Komariah dan Cepi Triatna (2005: 101) bahwa “Sekolah sebagai suatu organisasi, memiliki budaya tersendiri yang dibentuk dan dipengaruhi oleh nilai-nilai, persepsi, kebiasaan-kebiasaan, kebijakan-kebijakan pendidikan, dan perilaku orang-orang yang berada di dalamnya.”

Jenis pelayanan yang kemudian harus diberikan tenaga administrasi sekolah kepada para pihak yang membutuhkan adalah layanan administrasi pendidikan. Mengacu kepada Joko Prayogo (2010: 1) yang menyatakan bahwa “Tenaga administrasi sekolah harus mampu memberikan pelayanan administrative secara prima serta melaksanakan pelayanan 7 K yaitu Kebersihan, Kesehatan, Keamanan, Ketertiban, Keindahan, Kekeluargaan, dan Kerindangan.”